01 / ORGANIZACIÓN
Una cuenta para el periodo del viaje
El control de viáticos empieza por saber qué gastos corresponden al mismo viaje o periodo. En Comprueba Gastos puedes crear una cuenta con fechas, solicitante y centro de costo. Después agregas partidas con proveedor, categoría, descripción, fecha e importe. Así el equipo de revisión ve el conjunto y también puede entrar al detalle de cada gasto.
Las categorías disponibles incluyen viáticos, combustible, casetas y hospedaje, entre otras. La empresa puede mantener su catálogo de categorías según su operación. Un centro de costo permite ubicar la cuenta dentro del área responsable; la asignación contable final sigue el proceso de cada negocio.
Para un viaje de dos días, crea una cuenta que cubra ese periodo. Captura hospedaje, transporte y alimentos como partidas separadas, con la evidencia de cada una. El sistema calcula el total de la cuenta a partir de sus partidas.
02 / EVIDENCIA
Guarda el documento junto al gasto
Cuando una partida tiene CFDI, se cargan el XML y el PDF. La plataforma lee información del XML, como RFC, fecha, moneda y total, y puede compararla con la captura. También admite una partida con recibo simple y archivo de evidencia bajo las reglas configuradas del producto. Esa opción no convierte el recibo en comprobante fiscal.
Guardar la evidencia en la partida correcta evita buscar más tarde a qué gasto pertenece un archivo. Si falta información o aparece una diferencia, el resultado de la revisión queda visible para que captura haga la corrección antes de continuar. Para conocer el alcance de esa revisión, consulta qué lee el sistema de un CFDI.
- Captura la fecha real del gasto dentro del periodo de la cuenta.
- Asocia el archivo a la partida correspondiente y conserva el original.
- Revisa el importe y el proveedor antes de enviar la cuenta.
03 / DECISIÓN
Observa, corrige y autoriza con contexto
Al enviar una cuenta, el equipo de autorizaciones puede revisar sus partidas y los resultados de validación local. Si algo no cuadra, puede observar la cuenta o una partida y escribir el motivo. Captura ve la observación, corrige y vuelve a enviar. El historial conserva los cambios de estado, el responsable y las notas.
La autorización corresponde a una persona con permiso y sigue la regla de monto configurada. Esa decisión queda ligada a la cuenta. La herramienta ayuda a documentar el flujo; la empresa sigue definiendo su política de viáticos, quién puede gastar, qué evidencia acepta y quién aprueba cada caso.
Comprueba Gastos también permite marcar una cuenta autorizada como pagada para dar continuidad al seguimiento. La marca refleja el estado administrativo registrado; no realiza por sí misma una transferencia bancaria.
04 / REPORTE
Prepara el cierre de viáticos
Un reporte útil permite ver más que el total. Con los filtros por periodo, estado, proveedor y centro de costo, el equipo puede revisar qué cuentas siguen abiertas, cuáles fueron autorizadas y qué importes se registraron. La exportación en PDF, Excel o CSV facilita compartir el resultado con administración o contabilidad.
Si tu proceso requiere enviar datos a Dynamics, Odoo u otro ERP, primero hay que definir qué información necesita recibir, con qué permisos y en qué versión del sistema. Ese conector es un proyecto adicional sujeto a diagnóstico y cotización. Consulta también el flujo general de comprobación de gastos para ver cómo encajan los viáticos en el proceso.
05 / RESPUESTAS
Preguntas frecuentes
¿La plataforma calcula anticipos o saldos de viaje?
Actualmente se enfoca en registrar partidas, documentos, autorizaciones, estados y reportes de cuentas de gastos. Los anticipos y saldos requieren definir una función adicional para cada proceso.
¿Puedo reunir varios gastos en una sola cuenta?
Sí. Una cuenta agrupa varias partidas dentro de un periodo. Cada partida conserva su proveedor, categoría, importe y documento.
¿Una partida sin CFDI se valida fiscalmente?
No. Un recibo simple puede registrarse con evidencia según las reglas del producto, pero no equivale a un CFDI ni se presenta como fiscalmente validado.