01 / EL PUNTO DE PARTIDA
¿Qué significa comprobar un gasto?
Comprobar un gasto consiste en reunir la información de una compra o desembolso y dejar constancia de su revisión. El expediente puede incluir el proveedor, la categoría, la fecha, el importe y el documento que respalda la operación. Después, una persona responsable decide si la cuenta puede continuar o si alguna partida necesita corrección.
En una empresa pequeña, esa información suele repartirse entre correos, carpetas y mensajes. Cuando llega el cierre, reconstruir la historia de cada gasto consume tiempo. Comprueba Gastos organiza las partidas dentro de una cuenta, conserva sus archivos asociados y muestra sus estados y observaciones en el mismo flujo.
Una cuenta de gastos agrupa partidas de un periodo. Cada partida conserva su propia evidencia y resultado de revisión; la autorización se registra sobre la cuenta.
02 / PROCESO
Un flujo que el equipo puede seguir
Captura
Registra la cuenta, su periodo y centro de costo. Agrega partidas con proveedor, categoría, fecha e importe, junto con XML/PDF o evidencia de recibo, según corresponda.
Revisa
La lectura local del XML muestra diferencias de importe, RFC y fecha, entre otros datos. La persona revisora puede dejar observaciones en una cuenta o partida.
Autoriza
El responsable consulta el expediente y registra la decisión. Los movimientos de la cuenta conservan el estado anterior, el nuevo estado y las notas de revisión.
Reporta
Exporta información en PDF, Excel o CSV para compartirla con administración y continuar el proceso contable de la empresa.
Este flujo no sustituye las políticas internas de la empresa. Define quién captura, quién revisa y quién autoriza, y deja esas decisiones visibles para el equipo. Si necesitas concentrar gastos de viaje, consulta la guía de control de viáticos.
03 / REVISIÓN
Qué revisar antes de aprobar
Antes de autorizar, conviene comprobar que el gasto pertenezca al periodo de la cuenta, que el importe capturado corresponda con la evidencia y que el proveedor esté identificado. Cuando la partida usa CFDI, el sistema puede comparar los datos leídos del XML con el proveedor, el RFC receptor de la empresa, el importe y el PDF asociado. También detecta si el UUID ya aparece en otra partida de la empresa.
- Revisa que no falten XML, PDF o evidencia de recibo en las partidas que los requieren.
- Lee las observaciones y corrige la partida antes de reenviar la cuenta.
- Confirma que el responsable de autorización corresponde al monto y a las reglas internas.
La lectura del XML y sus comparaciones son una revisión local. No prueban por sí solas que un CFDI esté vigente ante el SAT. Esa consulta fiscal es una capacidad distinta. La guía de lectura de CFDI explica el alcance con más detalle.
04 / CONTINUIDAD
Del expediente al reporte
Cuando la revisión termina, el equipo necesita consultar el avance sin abrir cada archivo. Comprueba Gastos ofrece vistas de cuentas y reportes exportables que pueden filtrarse por periodo, estado, centro de costo o proveedor. Los formatos PDF, Excel y CSV facilitan revisar cifras y compartirlas con quien continúa el cierre administrativo.
Si la empresa usa un ERP, una conexión puede estudiarse como proyecto adicional, con diagnóstico de versión, permisos y mapeo de datos. No forma parte automática de la suscripción. El punto de partida útil sigue siendo un expediente ordenado y una autorización registrada.
05 / RESPUESTAS
Preguntas frecuentes
¿Necesito un CFDI para cada gasto?
El sistema admite partidas con CFDI y partidas con recibo simple bajo las reglas y límites configurados. La política fiscal y documental de tu empresa determina qué evidencia es aceptable para cada caso.
¿Puedo corregir una cuenta observada?
Sí. Una cuenta observada puede volver a captura para corregir partidas y enviarse de nuevo a revisión. El historial conserva la observación y las decisiones registradas.
¿Dónde veo el precio?
Los planes propuestos están en la página principal, con sus límites actuales. El precio y las condiciones de contratación se confirman antes de activar un cobro.